1. Niniejszy regulamin określa warunki uczestnictwa w wydarzeniu Japan Fest 2026, zwanym dalej festiwalem, odbywającym się w dniu 10 października 2026 roku na terenie Pałacu Młodzieży przy Al. Piastów 7 w Szczecinie.
2. Uczestnikiem festiwalu jest każda osoba, która dokonała akredytacji na festiwal.
3. Uczestnictwo w festiwalu, wymaga zapoznania się z regulaminem i jego akceptacją, potwierdzoną w momencie akredytacji. Regulamin dostępny jest do wglądu w każdej chwili w punkcie akredytacji oraz na stronie https://japanfest.pl/
4. Organizatorem festiwalu jest Stowarzyszenie Szczeciński Klub Azji oraz Pałac Młodzieży – Pomorskie Centrum Edukacji w Szczecinie.
5. Nieprzestrzeganie niniejszego regulaminu może wiązać się z usunięciem z terenu festiwalu bez zwrotu poniesionych ewentualnie kosztów.

1. Festiwal rozpoczyna się w sobotę 10 października 2026 r. o godzinie 10:00. 
2. Akredytacja działać będzie w budynku na terenie Pałacu Młodzieży przy Al. Piastów 7 w Szczecinie między 10:00 a 18:00.
3. Festiwal kończy się o godzinie 18:00. Wszystkich uczestników uprasza się o opuszczenie budynków, w których odbywa się festiwal do tego momentu.
4. W celach przygotowania obiektu Organizator może przyznać wstęp do miejsca festiwalu wybranym osobom poza godzinami trwania wydarzenia – w szczególności dotyczy to wystawców i obsługi.

1. Uczestnictwo w festiwalu jest odpłatne.
2. Bilet wstępu można zakupić tylko online na stronie zabilet.pl
3. Organizator jak i wolontariusze zastrzegają sobie prawo do wydalenia każdego uczestnika z terenu festiwalu w przypadku rażącego naruszenia regulaminu.
4. Ceny biletów, zasady przebywania na terenie festiwalu oraz pozostałe regulacje zamieszczone zostały w dokumencie “ABC Akredytacja” będącym załącznikiem do przedmiotowego regulaminu. Treść ww.  dokumentu znajduje się pod linkiem https://japanfest.pl/ oraz na stronie sprzedaży biletów zabilet.pl

1. Uczestnik ma prawo do:
   1. uczestnictwa w atrakcjach,
   2. korzystania ze stoisk wystawców,
   3. wsparcia informacyjnego od służby porządkowej,
   4. zapewnienia bezpieczeństwa od organizatorów.

2. Uczestnikom zabrania się:
   1. spożywania alkoholu oraz zażywania substancji odurzających na terenie festiwalu,
   2. przebywania na terenie festiwalu w stanie wskazującym na wpływ w/w substancji,
   3. palenia papierosów oraz używania inhalatorów nikotynowych poza miejscem do tego wyznaczonym,
   4. agitacji politycznej i religijnej,
   5. propagowania ideologii w państwie polskim zabronionych prawem,
   6. działalności reklamowej i marketingowej – poza akredytowanymi podmiotami, w tym także posiadania na sobie koszulek organizatorskich innych wydarzeń
   7. wnoszenie wszelkich niebezpiecznych przedmiotów, w tym broni palnej (w tym czarno-prochowej), materiałów wybuchowych i pirotechnicznych, broni białej (za wyjątkiem tzw. broni białej bezpiecznej), niezabezpieczonych pistoletów na kulki (replik ASG) i materiałów radioaktywnych oraz innych przedmiotów wymienionych w ustawie z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji.; specjalne zasady dotyczące niebezpiecznych przedmiotów wykorzystywanych w konkursie cosplay opisane są w regulaminie konkursu, zaś zaproszeni goście (rekonstruktorzy) mają prawo wnieść niebezpieczne przedmioty na zasadach ustalonych z organizatorami;
   8. kierowania replik broni w stronę innych osób poza sytuacjami wyraźnej zgody (np. pozowanie do zdjęć),
   9. nękania, napastowania oraz agresji wobec innych uczestników festiwalu,
   10. wprowadzania zwierząt – wyjątkiem są przewodnicy osób z niepełnosprawnościami,
   11. dewastacji, zaśmiecania bądź przywłaszczenia mienia szkoły i uczestników,
   12. zakłócania spokoju innych osób,
   13. przebywania w miejscach oznaczonych jako niedostępne dla uczestników,
   14. fotografowania w miejscach oznaczonych zakazem,
   15. nieprzestrzegania wyraźnych poleceń organizatorów,
   16. działania na szkodę dobrego wizerunku placówki,

1. Organizator nie utożsamia się z poglądami i tezami głoszonymi przez uczestników wydarzenia. 
2. Organizator nie odpowiada za rzeczy zagubione podczas wydarzenia. Wszystkie przedmioty znalezione przez uczestników i obsługę wydarzenia będą zgłaszane w biurze festiwalu, a po wydarzeniu Organizator przechowa rzeczy zagubione na okres minimum dwóch tygodni.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody materialne i moralne spowodowane przez innych uczestników. Organizator udzieli wsparcia uczestnikom w razie konieczności wskazania sprawcy szkody.
4. Uczestnicy powinni stosować się do poleceń obsługi wydarzenia. 
5. Wszelkie zdarzenia mające wpływ na bezpieczeństwo uczestników festiwalu należy zgłaszać obsłudze wydarzenia na akredytacji.
6. W przypadku, gdy w zastanej sytuacji dotyczącej bezpieczeństwa lub zdrowia uczestników nastąpi uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa, Organizator niezwłocznie powiadomi Policję.
7. Na terenie wydarzenia zabrania się przebywania osobom w negliżu, tzn. klatka piersiowa, części intymne oraz pośladki muszą być odpowiednio zakryte odzieżą. Zasada ta dotyczy wszystkich płci i ma zastosowanie również do strojów cosplay.
8. Festiwal nie stanowi wypoczynku organizowanego w rozumieniu Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2019 r. poz. 1481, 1818 i 2197). Nie jest także imprezą masową w myśl ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. Nr 62, poz. 504).
9. Regulamin festiwalu obowiązuje na terenie odbywania się wydarzenia, to jest w miejscach wyznaczonych przez Organizatorów w budynku Pałacu Młodzieży przy Al. Piastów 7 w Szczecinie oraz na terenie należącym do Pałacu. Miejsca będą oznaczone na mapie Konwentu dostępnej na stoisku akredytacji oraz w aplikacji Konwencik (https://konwencik.pl/).

1. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania wizerunku uczestników festiwalu, w tym zdjęć z konkursu cosplay w celach informacyjnych i promocyjnych, a także udostępniania tych zdjęć do podobnych celów swoim partnerom bez ograniczeń czasowych i geograficznych.
2. Skargi i wnioski przyjmują koordynatorzy wydarzenia na akredytacji oraz pod adresem kontakt@japanfest.pl  
3. W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, zmianie obostrzeń przeciwepidemicznych, poważnej awarii na terenie festiwalu, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie festiwalu w przewidzianym kształcie, a za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo do odwołania imprezy, zmiany daty lub miejsca jej odbywania się, bez wcześniejszego uprzedzenia. 
4. Organizator zastrzega sobie prawo do korekty niniejszego Regulaminu oraz powiązanych regulaminów nie później niż 3 dni robocze przed wydarzeniem bez powiadomienia uczestników.
5. W razie wszelkich wątpliwości, interpretacja Regulaminu należy do Organizatora.
6. We wszelkich sprawach nieobjętych niniejszym regulaminem mają zastosowanie regulamin Pałacu Młodzieży i przepisy Kodeksu Cywilnego.