1. Organizatorami Japan Fest 2026 (zwanym dalej “wydarzeniem”) są Stowarzyszenie  Szczeciński Klub Azji z siedzibą w Szczecinie, zarejestrowane z NIP 9552467798  oraz Pałac Młodzieży – Pomorskie Centrum Edukacji, zarejestrowany z NIP  8510309410 (dalej łącznie „Organizatorzy”).
2. W czasie trwania wydarzenia, organizowanego w dniu 10.10.2026 roku wszystkich Wystawców obowiązywać będzie niniejszy zbiór zasad zwany dalej “Regulaminem”. Regulamin jest udostępniony na stronie internetowej Konwentu (https://japanfest.pl/).
3. Każdy Wystawca zobowiązany jest zapoznać się z niniejszym Regulaminem i jego przestrzegania.

1. Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniu jako Wystawca jest:
   1. Zarejestrowanie się poprzez kompletnie wypełniony i przesłany Formularz zgłoszeniowy do dnia 27.09.2026 r.: LINK
   2. Przesłanie Akceptacji w odpowiedzi na Potwierdzenie przyjęcia w terminie 3 dni od otrzymania potwierdzenia.
   3. Opłacenie pełnej opłaty za stoisko w dniu wydarzenia u organizatora do spraw  wystawców, lub opłacenie jej przelewem. W wypadku przelewu płatność musi być zaksięgowana do dnia 09.10.2026 na koncie organizatora.
2. Organizatorzy zobowiązują się do przesłania Potwierdzenia przyjęcia stoiska w terminie do 3 dni od zamknięcia przyjmowania zgłoszeń.
3. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmian terminów zgłoszeń, a w  szczególności do zakończenia przyjmowania formularzy we wcześniejszym terminie  w wypadku wyczerpania się przestrzeni na terenie wydarzenia dla wystawców. 
4. Wystawca zobowiązuje się do przesłania listy osób do obsługi stoiska najpóźniej do 05.10.2026 r. Lista podana do tego dnia jest niezmienna.
5. Wejściówek ani przestrzeni wystawowej nie można odsprzedawać.
6. Organizatorzy mają prawo do odrzucenia zgłoszenia Wystawcy bez podania przyczyny.

1. Stoiska dzielą się na rękodzielniczo-artystyczne oraz komercyjne (firmowe). Poprzez rękodzieło należy rozumieć sprzedaż wyrobów wytworzonych własnoręcznie, posiadających walory artystyczne, w tym oryginalne grafiki lub ilustracje.
2. Organizatorzy Konwentu nie ponoszą odpowiedzialności za status prawny prowadzonej przez Wystawców działalności.
3. O rozmieszczeniu Wystawców na terenie Konwentu decydują Organizatorzy w toku korespondencji z Wystawcami.
4. Stawki i rozmieszczenie Stoisk o charakterze gastronomicznym, a także stoisk o charakterze reklamowym zależne są od indywidualnych ustaleń z każdym z Wystawców w drodze korespondencji.
5. Opłaty za stoiska wystawiennicze przedstawiają się następująco:
   1. Wystawca Rękodzielniczy-Artystyczny

Stolik (80 x 80 cm)	80 zł
10 cm stoiska	6 zł
Dodatkowa wejściówka (każde stoisko zawiera 1 darmową wejściówkę)	10 zł
Dostęp do prądu	20 zł

2. Wystawca Komercyjny

Stolik (80 x 80 cm)	100 zł
10 cm stoiska	8 zł
Dodatkowa wejściówka (każde stoisko zawiera 1 darmową wejściówkę)	10 zł
Dostęp do prądu	20 zł

6. Podczas ustalania szczegółów dotyczących Stoiska, Wystawcy poinformują Organizatorów o planowanych nadstawkach, stojakach, regałach itp. elementach. Jeżeli Organizatorzy nie wyrażą zgody, produkty muszą się zmieścić w obrębie ławki. Ewentualne rozstawienie namiotu należy uzgodnić z Organizatorami i uzyskać ich zgodę przed Konwentem.
7. Wymagania dostępu do sieci elektrycznej należy zgłosić przez formularz zgłoszeniowy.
8. Wystawcy mogą przyjechać na konwent i rozkładać stoiska od godziny 08:00 dnia 10.10.2026 r. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany godziny rozstawiania stoisk, o czym Wystawcy zostaną powiadomieni mailowo.
9. Wystawca zobowiązuje się przygotować stoisko oraz udostępniać je rozstawione w godzinach 10:00 – 18:00.
10. Wystawcy mają obowiązek opuścić teren Konwentu, po uprzednim uporządkowaniu swojego stanowiska, do godziny 19:30.
11. Organizatorzy nie zapewniają wsparcia osobowego przy rozstawianiu i składaniu Stoisk, w tym nie zezwalają na wykorzystanie wolontariuszy wydarzenia.
12. Towary muszą być zlokalizowane wewnątrz Stoiska, nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych, a pokazy sprzętu nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego poruszania się uczestników ani naruszać ich spokoju.
13. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do nieudzielenia zgody na wystawienie towarów, a także do żądania zaprzestania ich prezentowania przez Wystawcę w przypadku rażącego łamania niniejszego regulaminu, regulaminu konwentu lub przepisów prawa.
14. Wystawcy komercyjni zobowiązani są do oznaczenia towarów stworzonych z użyciem sztucznej inteligencji (AI), tak by klient przed zakupem miał możliwość zapoznania się z tą informacją.
15. Oferowany przez Wystawcę rękodzielniczo-artystycznego musi być tworzony bezpośrednio przez wystawcę w sposób nieprzemysłowy, tj. musi zostać wykonany własnoręcznie i powinien być autorskim projektem sprzedającego.
16. Wystawcy rękodzielniczo-artystyczni zobowiązani są do posiadania dowodu zakupu komponentów (do tworzenia np. biżuterii), które mają gotowe wzory oraz grafiki nie będące ich własnością intelektualną. Przykładem są akrylowe zawieszki/mini-figurki z postaciami z gier, mangi, anime i td. Dowód zakupu wymagany jest do wglądu dla organizatorów i kupujących na stoisku w czasie trwania konwentu.
17. Na stoiskach rękodzielniczo-artystycznych obowiązuje całkowity zakaz sprzedaży produktów stworzonych z wykorzystaniem technologii AI.
18. Na stoiskach rękodzielniczo-artystycznych obowiązuje całkowity zakaz reklamowania produktów z wykorzystaniem technologii AI.
19. Na stoiskach rękodzielniczo-artystycznych obowiązuje całkowity zakaz sprzedaży produktów sprowadzanych z chińskich platform e-commerce (np. Temu, Aliexpress, Shein itp.).
20. Wystawca może organizować na swoim stoisku loterię wyłącznie na własną odpowiedzialność po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za jej organizację wobec zwiedzających ani właściwych organów.
21. Zabroniona jest sprzedaż:
    1. broni białej oraz broni palnej, replik broni oraz ASG,
    2. alkoholu, papierosów i narkotyków,
    3. napojów energetycznych,
    4. materiałów wybuchowych i pirotechnicznych,
    5. substancji łatwopalnych, toksycznych lub drażniących,
    6. nielegalnych kopii filmów, gier i innego oprogramowania,
    7. przedmiotów i treści o zabarwieniu lub nacechowaniu jednoznacznie seksualnym bądź erotycznym,
    8. produktów propagujących nazizm, komunizm i inne ideologie, których propagowanie jest zakazane na terenie Rzeczpospolitej Polskiej.
22. Zabroniona jest sprzedaż i podawanie napojów oraz produktów spożywczych bez zgody Organizatorów.
23. Towary powinny spełniać normy określone w Dyrektywie 2001/95/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 3 grudnia 2001 r. w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów oraz Ustawy z dnia 12 grudnia 2003 r. o ogólnym bezpieczeństwie produktów.
24. Towary nie mogą naruszać praw osób trzecich, w szczególności nie mogą zawierać treści mających charakter wulgarny, obraźliwy, zniesławiający, propagujący lub usprawiedliwiający wszelkie formy nietolerancji itp.
25. Wszelkie produkty zawierające nagość, muszą być odpowiednio ocenzurowane.
26. Za towary, a w szczególności za wyrządzone przez nie szkody, niewłaściwe ich zabezpieczenie (także w czasie, kiedy pozostają one na terenie Konwentu po jego zamknięciu dla uczestników), a także spełnianie przez nie wszelkich wymaganych przepisami prawa wymogów, norm, jak i za posiadanie niezbędnych certyfikatów, atestów, ocen, badań i dopuszczenia do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wyłączną odpowiedzialność ponosi Wystawca.
27. Wystawca zobowiązany jest do posiadania praw autorskich, licencji i innych praw do Towarów znajdujących się i używanych na Stoisku. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za naruszenie przez Wystawców jakichkolwiek praw własności intelektualnej ani praw autorskich osób trzecich.

1. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za przesyłki nadesłane na adres wydarzenia ani za czynności związane z odbieraniem tych przesyłek. Wszystkie kwestie dostarczania przesyłek należy ustalić z firmą kurierską.
2. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za kradzieże oraz zniszczenia wynikłe z działań Wystawców lub uczestników Konwentu. Wystawca zobowiązany jest do ubezpieczenia siebie, jak i wystawianych towarów we własnym zakresie.
3. Organizatorzy nie odpowiadają za sytuacje losowe ani niezależny od nich brak dostępu do mediów.
4. Stan przedłużaczy oraz urządzeń posiadanych i używanych przez Wystawców, oraz sposób ich podłączenia nie powinien zagrażać zdrowiu i życiu ani stwarzać możliwości uszkodzenia instalacji elektrycznej obiektu.
5. Za wszelkie szkody na zdrowiu i życiu, uszkodzenia instalacji elektrycznej obiektu, jak i urządzeń należących do Wystawcy, powstałe w wyniku nieprawidłowego podłączenia przez Wystawcę posiadanych i używanych przez niego przedłużaczy lub urządzeń, lub wynikające z ich nieodpowiedniego stanu, odpowiada Wystawca.

1. Wystawców oprócz wymienionych wyżej zasad obowiązuje również Regulamin Ogólny wydarzenia Japan Fest 2026.
2. Wystawca zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania przepisów bezpieczeństwa, przeciwpożarowych i sanitarnych obowiązujących w obiekcie, w którym organizowany jest Konwent.
3. Wystawca może zostać upomniany przez organizację lub wydalony z terenu konwentu za rażące naruszenie niniejszego regulaminu, regulaminu konwentu lub przepisów prawa bez możliwości uzyskania zwrotu poniesionych kosztów.
4. O wszelkich nieporuszonych w tym regulaminie kwestiach ostateczną decyzję podejmują Organizatorzy.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu i poinformowania o tym Wystawców.