Regulamin współpracy medialnej

Japan Fest 2026

Niniejszy regulamin stanowi uzupełnienie Ogólnego Regulaminu wydarzenia Japan Fest 2026.

  1. Podmiot, który chce ubiegać się o akredytację medialną, zobowiązany jest do wypełnienia formularza zgłoszeniowego, a następnie, w razie potrzeby, do uzupełnienia informacji wymaganych przez Organizatora. 
  2. W razie braku kompletu wymaganych informacji podanych do 02.10.2026 r. Organizator może poprosić o ich uzupełnienie. Wnioski bez kompletu informacji lub zawierające fałszywe informacje mogą być odrzucone.
  3. Podmioty medialne, zaproszone przez Organizatora, będą przekierowywane do formularza zgłoszeniowego w celu zapoznania się z niniejszym Regulaminem i akceptacji jego treści.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyznania akredytacji bez podania przyczyny.
  5. W przypadku przyjęcia wniosku, Podmiot medialny jest zobowiązany do:
    1. sporządzenia materiału (zależnie od typu składanego wniosku) z Wydarzenia bądź przed nim.
    2. opublikowania istotnej części swoich dzieł (zdjęć, relacji, wideo itp.) dotyczących Wydarzenia w umówionych z Organizatorem środkach przekazu do 21 dni po zakończeniu wydarzenia oraz przesłania informacji z odnośnikiem do publikacji na adres kontakt@japanfest.pl. W razie konieczności zmiany lub przedłużenia tego terminu Podmiot medialny jest zobowiązany zgłosić to Organizatorowi.
    3. przestrzegania indywidualnie ustalonych z Organizatorem warunków współpracy medialnej.
    4. Materiały publikowane przez Podmiot medialny nie mogą w sposób świadomie wprowadzający w błąd przedstawiać przebiegu Wydarzenia lub działań Organizatora.
  6. Podmiot medialny upoważnia Organizatora oraz osoby (prawne, fizyczne) z nim współpracujące do wykorzystywania w celach promocyjnych i reklamowych treści oraz dzieł stworzonych przez Podmiot medialny podczas Wydarzenia.
  7. Organizator zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań, aby w swoich postach na portalach społecznościowych i innych kanałach komunikacyjnych poprawnie oznaczać twórców materiałów użytych w indywidualnych środkach komunikacji.
  8. Otrzymanie akredytacji dla osób wymienionych we wniosku złożonym przez podmiot medialny, będzie zależeć od: funkcji zgłoszonych osób oraz zgłoszonego portfolio. W przypadku braku dostatecznych informacji kryterium udzielenia akredytacji zależeć będzie od kolejności zgłoszenia osób we wniosku. 
  9. Zbieranie wniosków akredytacyjnych dotyczących współpracy medialnej rozpoczyna się w dniu 31.08.2026 r. Wnioski w sprawie akredytacji medialnej przyjmowane są do 02.10.2026 r., a ich rozpatrzenie przewidziane jest najpóźniej do 07.10.2026 r.
    Odpowiedzi będą przesłane na e-mail podany przez zgłaszającego w formularzu zgłoszeniowym. Organizator po tym okresie zastrzega sobie prawo do przyjmowania i rozstrzygania zgłoszeń indywidualnie poza terminami przyjętymi w regulaminie.
  10. Akredytacje medialne są bezpłatne.
  11. Akredytacje medialne dostępne są do odebrania w punkcie akredytacyjnym w godzinach określonych w Ogólnym Regulaminie Wydarzenia. 
  12. Podmiot medialny otrzymuje podczas akredytacji specjalny identyfikator medialny oraz specjalną opaskę na rękę.
  13. Identyfikator medialny wydany przez Organizatora, upoważnia jego posiadacza do wejścia do sal dostępnych dla uczestników, sal dostępnych wyłącznie dla mediów, jeżeli takie zostały określone przez Organizatora. Wejście do sal ogólnie niedostępnych dla uczestników (Biuro, Helproom etc.) wymaga zgody Organizatora. 
  14. Mediom przysługuje priorytetowe wejście na wszystkie atrakcje w sali głównej (tzw. main). Wymaga to pojawienia się przed wejściem do sali 15 minut przed rozpoczęciem punktu programu.
  15. Organizator może ograniczyć lub zakazać rejestracji wybranych punktów programu, występów lub prezentacji z przyczyn organizacyjnych, prawnych lub na życzenie prowadzących.
  16. Przedstawiciele mediów są zobowiązani do poszanowania prywatności uczestników Wydarzenia. Na wyraźną prośbę uczestnika powinni zaprzestać wykonywania jego zdjęć lub nagrań, o ile nie stoi to w sprzeczności z obowiązującymi przepisami prawa.
  17. Zabrania się utrudniania programu, blokowania ciągów komunikacyjnych i organizowania sesji zdjęciowych w miejscach wskazanych przez Organizatora jako niedozwolone.
  18. Organizator może cofnąć akredytację w trakcie Wydarzenia w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu Wydarzenia, Regulaminu współpracy medialnej lub poleceń Organizatora.
  19. W przypadku zmian postanowień niniejszego Regulaminu, w szczególności dotyczących czasu rozpatrywania wniosków, Organizator poinformuje o zmianach akredytowane lub ubiegające się już o akredytację Podmioty medialne drogą elektroniczną.
  20. Uzgodnienia mogą być wypowiedziane przez każdą ze stron, do momentu uzyskania identyfikatora medialnego. Po jego nadaniu, wypowiedzenie uzgodnień powoduje utratę akredytacji i zwrot benefitów.
  21. Wnioski i pytania dotyczące akredytacji medialnych są przyjmowane pod adresem kontakt@japanfest.pl